Microsoft 365 yrityksille – käyttöönotto ja ongelmien selvitys pienille yrityksille

Tarvitsetteko apua Microsoft 365:n käyttöönottoon, sähköpostin siirtoon, Teamsin käyttöön, käyttäjätunnuksiin tai oikeuksien selvittämiseen?

Datamove auttaa pieniä yrityksiä saamaan Microsoft 365 -ympäristön selkeämmäksi ja toimivammaksi. Kyse voi olla uudesta käyttöönotosta, nykyisen ympäristön tarkistamisesta tai yksittäisestä ongelmasta, joka pitäisi saada ratkaistua ilman pitkää selvittelyä.

Apu sopii erityisesti yrityksille, joilla ei ole omaa IT-tukea tai jotka ovat vaihtamassa nykyistä IT-kumppania. Asia voidaan aloittaa matalalla kynnyksellä: ensin katsotaan, mikä tilanne on nyt, ja sen jälkeen päätetään mitä kannattaa tehdä seuraavaksi.

Datamove palvelee yrityksiä Raisiossa, Turussa ja Varsinais-Suomessa. Monet Microsoft 365 -asiat voidaan hoitaa etänä, mutta tarvittaessa apua voidaan antaa myös paikan päällä.

Kun Microsoft 365 on käytössä, mutta kokonaisuus ei ole selkeä

Monessa pienessä yrityksessä Microsoft 365 on otettu käyttöön vähitellen. Ensin on saatu sähköposti toimimaan, myöhemmin on ehkä otettu Teams, OneDrive tai yhteisiä tiedostoja käyttöön. Ajan myötä voi käydä niin, ettei kukaan enää aivan varmasti tiedä, miten käyttäjät, oikeudet, tiedostot ja asetukset on rakennettu.

Tämä ei välttämättä pysäytä arkea heti, mutta ongelmat näkyvät usein myöhemmin. Uuden työntekijän aloittaminen voi olla hankalaa, vanhan työntekijän oikeuksia ei ole poistettu, tiedostoja on useassa paikassa tai Teamsin ja SharePointin käyttö on jäänyt epäselväksi.

Datamove voi auttaa selvittämään, missä kunnossa Microsoft 365 -ympäristö on ja mitä sille kannattaa tehdä. Kyse voi olla pienestä korjauksesta, sähköpostin tai käyttäjien muutoksesta, käyttöoikeuksien tarkistuksesta tai laajemmasta käyttöönoton selkeyttämisestä.

Mitä Datamove voi selvittää tai toteuttaa?

Microsoft 365 -asioissa voidaan lähteä liikkeelle pienestäkin tarpeesta. Ensin selvitetään nykytilanne, sen jälkeen korjataan käytännön ongelmat ja lopuksi sovitaan, mitä kannattaa tehdä jatkossa.

1

Selvitetään nykyinen tilanne

Käydään läpi, miten Microsoft 365 on nyt käytössä: sähköposti, käyttäjätunnukset, lisenssit, Teams, OneDrive, SharePoint, tiedostot ja oikeudet. Tavoitteena on saada selkeä kuva siitä, mikä toimii ja mikä vaatii korjaamista.

2

Korjataan tärkeimmät asiat

Korjaukset voivat liittyä esimerkiksi sähköpostin toimintaan, vanhojen sähköpostien siirtoon, Outlookin asetuksiin, käyttäjien oikeuksiin, Teamsin käyttöön, kirjautumisen suojaamiseen tai tiedostojen sijaintiin.

3

Sovitaan jatkosta

Kun akuutti tilanne on selvitetty, voidaan sopia mitä kannattaa tehdä seuraavaksi. Se voi tarkoittaa käyttöönoton jatkamista vaiheittain, oikeuksien siistimistä, varmuuskopioinnin arviointia tai jatkuvaa IT-tukea Microsoft 365 -asioihin.

Microsoft 365 ei ole vain sähköposti

Monelle yritykselle Microsoft 365 tarkoittaa aluksi sähköpostia ja tuttuja Office-ohjelmia. Käytännössä samaan kokonaisuuteen liittyvät kuitenkin usein myös Teams, OneDrive, SharePoint, tiedostojen jakaminen, käyttäjätunnukset, kalenterit ja käyttöoikeudet.

Jos kokonaisuutta ei ole suunniteltu tai tarkistettu, asiat voivat mennä huomaamatta sekaisin. Osa tiedostoista voi olla käyttäjien omissa OneDrive-kansioissa, osa Teamsin kautta syntyneissä SharePoint-sijainneissa ja osa vanhoissa kansiorakenteissa. Samalla voi jäädä epäselväksi, kuka pääsee mihinkin tietoihin.

Pienessä yrityksessä Microsoft 365:n ei tarvitse olla raskas järjestelmä. Sen pitäisi olla selkeä työväline: sähköposti toimii, tiedostot löytyvät, käyttäjillä on oikeat oikeudet ja tarvittaessa joku tietää, miten ongelma selvitetään.

Microsoft 365 voidaan ottaa käyttöön vaiheittain

Microsoft 365:n käyttöönottoa ei tarvitse aloittaa suurena projektina. Pienessä yrityksessä järkevin tapa on usein edetä vaiheittain: ensin selvitetään nykytilanne, sitten päätetään mitä pitää saada kuntoon heti ja mitä voidaan tehdä myöhemmin.

Aluksi voidaan tarkistaa esimerkiksi nykyinen sähköposti, verkkotunnus, käyttäjät, lisenssit, laitteet ja tiedostojen sijainnit. Sen perusteella käyttöönotto voidaan suunnitella niin, että yrityksen arki häiriintyy mahdollisimman vähän.

Käyttöönotto voi alkaa sähköpostista ja käyttäjätunnuksista. Sen jälkeen voidaan edetä Teamsiin, OneDriveen, SharePointiin, käyttöoikeuksiin, kirjautumisen suojaamiseen ja varmuuskopiointiin. Datamove voi hoitaa teknisen toteutuksen, auttaa käyttäjiä alkuun ja jäädä tarvittaessa tueksi myös käyttöönoton jälkeen.

Käyttäjät, oikeudet ja tietoturva

Microsoft 365 -ympäristössä käyttäjät ja oikeudet ovat osa yrityksen perusturvaa. Pienessäkin yrityksessä kannattaa tietää, kenellä on käyttäjätunnus, kenellä on ylläpitäjäoikeudet, mihin tietoihin eri henkilöt pääsevät ja mitä tehdään, kun työntekijä aloittaa tai lopettaa.

Datamove voi auttaa tarkistamaan käyttäjät, lisenssit, ylläpitäjäoikeudet, yhteisten tiedostojen käyttöoikeudet ja kirjautumisen suojaamiseen liittyvät asetukset. Tarvittaessa voidaan ottaa käyttöön monivaiheinen tunnistautuminen ja poistaa turhia tai vanhentuneita oikeuksia.

Tarkoitus ei ole tehdä arjesta hankalaa. Hyvä tavoite on se, että käyttäjät ovat tiedossa, oikeudet ovat perusteltuja ja kirjautuminen on suojattu järkevällä tavalla.

Microsoft 365 -varmuuskopiointi

Microsoft 365 sisältää omia suojaus- ja palautusominaisuuksia, mutta yrityksen kannattaa silti arvioida erikseen, miten tärkeät tiedot palautetaan ongelmatilanteessa. Sähköpostit, OneDrive-tiedostot, SharePoint-sivustot ja Teamsiin liittyvät tiedot voivat olla yrityksen arjessa erittäin tärkeitä.

Varmuuskopioinnin tarve tulee vastaan esimerkiksi silloin, jos käyttäjä poistaa tietoja vahingossa, tiedostoja katoaa, tunnus suljetaan tai tärkeää tietoa muutetaan virheellisesti. Ongelmatilanteessa ei pitäisi joutua arvaamaan, mitä voidaan palauttaa ja kuinka pitkältä ajalta.

Datamove voi auttaa arvioimaan, mitä Microsoft 365 -tietoja yrityksen kannattaa varmistaa ja millainen varmuuskopiointimalli sopii yrityksen kokoon ja tarpeeseen. Tavoitteena on, että tärkeiden tietojen palauttaminen ei perustu oletuksiin.

Microsoft 365 -varmuuskopiointia käsitellään tarkemmin tietoturvallinen varmuuskopiointi yrityksille sivulla.