Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

VTM-Datamove

Innanmaankatu 8, 21200 Raisio
Puhelin: 045 347 0220
Sähköposti: [email protected]

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö: Teemu Valkeapää. Erillistä tietosuojavastaavaa ei ole nimetty.

2. Rekisteröidyt

Rekisteri kattaa nykyiset ja entiset henkilöasiakkaat sekä nykyisten ja entisten yritysasiakkaiden yhteys- ja vastuuhenkilöt.

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseen, tilausten ja palvelujen toimittamiseen, asiakassuhteeseen liittyvään viestintään sekä laskutukseen.

Käsittelyn oikeusperusteena on tilanteesta riippuen sopimuksen täytäntöönpano, lakisääteisen velvoitteen noudattaminen tai VTM-Datamoven oikeutettu etu hoitaa yritysasiakkuuksia ja niihin liittyvää yhteydenpitoa.

Asiakassuhteen perustaminen sekä tilausten, palvelujen, toimitusten ja laskutuksen hoitaminen edellyttävät tarpeellisten asiakas- ja yhteystietojen saamista. Ilman niitä tilausta tai palvelua ei välttämättä voida toteuttaa.

Asiakasrekisterin tietoja ei käytetä suoramarkkinointiin.

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Rekisterissä voidaan käsitellä asiakkuuden kannalta tarpeellisia tietoja, kuten:

• henkilön nimi ja yhteystiedot sekä yrityksen yhteys- tai vastuuhenkilön tiedot
• yrityksen nimi, Y-tunnus ja asiakasnumero
• laskutus- ja toimitustiedot, maksuehdot, muut laskutustiedot sekä laskujen laskurivit
• tilauksia, toimituksia ja palveluja koskevat tiedot
• asiakassuhteeseen liittyvä viestintä sekä sen hoitamiseksi tarpeelliset vapaamuotoiset tiedot

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

• tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista
• pyytää tietojen poistamista, kun niiden säilyttämiselle ei ole enää lainmukaista perustetta
• pyytää käsittelyn rajoittamista
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella
• saada soveltuvissa tilanteissa itse toimittamansa tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen
• tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle

Tietojen poistamista voidaan rajoittaa esimerkiksi lakisääteisen säilytysvelvollisuuden vuoksi. Oikeuksia koskevat pyynnöt voi lähettää kohdassa 1 ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään sekä yritysasiakkaalta tai sen edustajalta esimerkiksi sähköpostitse, verkkolomakkeella ja muun asiakasasioinnin yhteydessä. Yritysasiakkaan yhteys- tai vastuuhenkilön tiedot eivät siten aina tule henkilöltä itseltään.

Tietoja syntyy lisäksi tilausten, toimitusten, palvelujen ja laskutuksen yhteydessä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa tai antaa palveluntarjoajien käsiteltäväksi vain siinä laajuudessa kuin asiakassuhteen, tilauksen, toimituksen tai palvelun toteuttaminen edellyttää. Vastaanottajaryhmiä voivat olla:

• kirjanpito- ja laskutuspalvelujen tarjoajat
• tukkurit ja tavarantoimittajat
• lisenssi- ja tietoturvapalvelujen tarjoajat
• hosting-, verkkolomake-, sähköposti- ja pilvipalvelujen tarjoajat
• tiedostopalvelin- ja varmuuskopiointipalvelujen tarjoajat

Tukkurille tai tavarantoimittajalle välitetään tilauksen toteuttamiseksi tarpeelliset tiedot. Suoratoimituksessa niitä voivat olla myös vastaanottajan nimi, osoite ja muut tarvittavat toimitustiedot.

8. Käsittelyn kesto

Asiakastietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja pääsääntöisesti enintään kaksi vuotta sen päättymisestä. Tämän jälkeen tarpeettomat tiedot poistetaan.

Laskut ja muu kirjanpitoaineisto säilytetään kuitenkin lainsäädännön edellyttämän ajan, vaikka vastaavat tiedot olisi poistettu varsinaisesta asiakasrekisteristä.

9. Henkilötietojen käsittelijät ja käsittelyn riskit

VTM-Datamovessa asiakasrekisterin henkilötietoja käsittelee Teemu Valkeapää. Lisäksi tietoja voivat käsitellä kohdassa 7 kuvatut palveluntarjoajat tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Asiakkaan puolesta tämän omissa tietojärjestelmissä tapahtuva henkilötietojen käsittely ei kuulu tähän VTM-Datamoven asiakasrekisteriin.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyviä mahdollisia riskejä ovat esimerkiksi tiedon päätyminen väärälle vastaanottajalle, luvaton pääsy tietoihin, tietojen häviäminen ja tietoturvaloukkaukset.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja käsitellään pääasiassa EU- ja ETA-alueella. Käytettävien palveluntarjoajien tai niiden alihankkijoiden toimintaan voi kuitenkin sisältyä tietojen käsittelyä tai siirtoja alueen ulkopuolelle.

Siirto voi perustua Euroopan komission tietosuojan riittävyyspäätökseen tai muuhun tietosuoja-asetuksen mukaiseen siirtoperusteeseen ja asianmukaisiin suojatoimiin, kuten Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.

Lisätietoja yksittäisen siirron perusteesta, suojatoimista ja niiden saatavuudesta voi pyytää kohdassa 1 ilmoitetulta yhteyshenkilöltä.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.